Белорусский рынок услуг на аутсорсинге представлен множеством компаний, работающих в самых разных направлениях: от юридических консультаций до уборки помещений.

Грузоперевозки, логистика, программирование, бухгалтерский учет, кадровое делопроизводство, подбор и обучение персонала, охрана и … хранение документов. Несмотря на то, что многие крупные белорусские предприятия уже передали документы на хранение сторонним организациям, а старейший отечественный коммерческий архив скоро разменяет первый десяток, внеофисное хранение документов часто воспринимается руководителями в качестве нежелательной меры, прибегать к которой можно лишь когда «все совсем плохо».

Распространенность такого подхода обусловлена рядом факторов. С сожалением стоит признать, что обеспечение деятельности архива почти всегда рассматривается руководством в качестве дополнительной нагрузки на предприятие и персонал. Отсюда и низкая приоритетность решения возникающих проблем, и финансирование по остаточному принципу. Кроме того, представителям старшего поколения управленцев часто сложно преодолеть психологический барьер, не позволяющий доверить хранение архивного фонда компании «чужим людям». Достаточно распространенным основанием для отказа от хранения документов вне офиса является забота о защите коммерческой тайны. Самой же распространенной «отмашкой» от услуг частных архивов является утверждение, что «там все дорого и неудобно». Так ли все печально? Давайте анализировать.

На сегодняшний день в Беларуси действуют как минимум четыре компании, оказывающие услугу депозитарного хранения документов. Предложения, как известно, рождаются благодаря спросу. В данном случае наличие спроса свидетельствует не только о популярности сервиса, но и о том, что внеофисное хранение — это удобно и выгодно. Рост числа архивных компаний порождает конкурентную борьбу, участники которой стремятся привлечь и удержать клиентов не только низкой стоимостью услуг, но и их качеством. Ответственное хранение документов — весьма специфическая услуга. Поэтому ее поставщики очень дорожат своей репутацией.

Важно понимать, что хранение документов на аутсорсинге — это целый комплекс услуг. Ни один уважающий себя и Клиента частный архив не станет предлагать обеспечение сохранности документов без предоставления возможности их использования. Все понимают, что архивные документы бывают востребованы. И никто не хочет тратить много времени на их поиск. Опасения о том, что переданные на ответственное хранение документы станут недоступны для использования, являются, мягко говоря, беспочвенными. Коммерческому архиву просто невыгодно затягивать выдачу документов. Поэтому уже при приеме на депозитарное хранение документы описываются с учетом необходимости обеспечения возможности их идентификации в максимально короткие сроки.

Стоимость услуг коммерческих архивов определяется, прежде всего, стоимостью аренды или содержания помещений, используемых в качестве хранилищ документов. Так же формируются и расходы компаний на содержание архивов своими силами. Разница лишь в том, что предприятия обычно арендуют под архивохранилища помещения в офисных зданиях. Как следствие, затраты на аренду помещения «под свой архив» оказываются в разы выше по сравнению с арендной платой архивных компаний, использующих складские помещения. Следует учесть и то обстоятельство, что сотрудничая с частным архивом, компания оплачивает хранение исключительно того объема документов, который был передан. Стоимость услуги, как правило, определяется количеством архивных коробов, в которые помещены документы Заказчика. В случае же с арендой помещения «под архив» часто приходится платить за неиспользуемые квадратные метры: незаполненные стеллажи, проходы между ними, рабочее место архивиста и т. д. При сравнении затрат на содержание собственного архива со стоимостью внеофисного хранения документов обычно выигрывает последнее.

Вопросы ответственности за сохранность переданных на депозитарное хранение документов и конфиденциальность содержащихся в них данных также решаются сегодня в пользу Заказчиков.

Во-первых, условия сотрудничества организаций с архивными компаниями оговариваются в договоре, в рамках которого осуществляется хранение и оперативное использование документов. Наличие конкуренции на рынке архивных услуг позволяет заинтересованным в удаленном хранении документов компаниям диктовать условия работы с частными архивами. Некоторые предприятия даже проводят тендеры по выбору поставщиков архивных услуг, в рамках которых разрабатываются обязательные для подписания победителем конкурса проекты договоров о депозитарном хранении документов.

Во-вторых, никто не запрещает Заказчику ознакомиться с условиями хранения документов в помещениях поставщика архивных услуг, изучить репутацию архивной компании и ее работников. Заказчик вправе потребовать даже копии документов, подтверждающих наличие опыта работы и соответствие квалификации специалистов коммерческого архива занимаемым должностям.

В конце концов, для начала можно доверить коммерческому архиву хранение отдельных видов документов. Это позволит оценить работу подрядчика, организовать в удобном для вас режиме работу после передачи всего архивного фонда на аутсорсинг.