Где разместить архив
Выбираем помещение для хранения документов
При выборе помещения для хранения документов следует руководствоваться требованиями законодательства и заботой о работниках, которым придётся работать с архивными документами. Важно, чтобы архивохранилище было удобным в использовании. Ведь от этого зависит то, как быстро вы сможете воспользоваться размещёнными там делами.
Законодательство
Требования к помещениям архивов организаций всех форм собственности изложены в Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).
Можно ли приспособить помещение под архив, если нет специального
Можно. Правила разрешают выделять приспособленные помещения для хранения документов. Но не в гараже или сарае, а в административном здании организации.

Перед тем, как разложить документы в помещении, нужно провести его экспертизу. Она должна установить степень огнестойкости, долговечность и прочность строительных конструкций, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертизу проводят представители архивных, эксплуатационных, строительных, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб предприятия. По результатам экспертизы составляется акт, в котором содержится заключение о пригодности помещения к хранению документов.

Если у ответственного за архив работника возникли сомнения в том, что помещение, которое выбрано для хранения документов, способно обеспечить их сохранность, лучше настоять на проведении экспертизы и составлении акта. Стремление руководства сократить затраты на архив понятны. Но, случись что с документами в будущем, как бы не пришлось отвечать подчинённым…

Не спешите перевозить документы в новое помещение после проведения экспертизы. За ней должна следовать проверка. Проверку проводит комиссия, состав которой определяет руководитель организации. Комиссия должна проверить помещение на соответствие требованиям, с которыми можно ознакомиться в следующих разделах нашей статьи. По результатам проверки составьте акт. И после того, как руководитель компании утвердит его, можете смело размещать документы на стеллажах. Такие проверки должны проводиться не реже одного раза в пять лет.
Что нельзя
Нельзя размещать архив компании в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии. А также в ветхих, деревянных, сырых, неотапливаемых зданиях. Печное отопление — не вариант. Помещения без вентиляции воздуха — тоже.
Из каких помещений состоит архив организации
  • Хранилище (архивохранилище).
  • Рабочий кабинет. Работники архива или ответственные за его работу специалисты не должны работать с документами в хранилище. Это неудобно и вредно для здоровья.
  • Помещение для приёма, акклиматизации, и временного хранения документов.
  • Помещение для работы пользователей (читальный зал).
Требования к хранилищу
Хранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, быть гарантировано от затопления и иметь запасной выход. Там не должно быть труб газо- и водоснабжения, канализации. Материалы покрытия стен, потолков, полов, внутренней арматуры не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
Противопожарное оборудование
Электро- и противопожарное оборудование хранилища должно соответствовать Правилам пожарной безопасности Республики Беларусь ППБ Беларусь 01−2014 (утверждены Постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 14 марта 2014 г. № 3).
Температура и влажность
В помещениях, оборудованных системами кондиционирования воздуха температура должна составлять 17−19 С, относительная влажность воздуха 50−55%. Если климат не регулируется, то температура не должна опускаться ниже 14 С и подниматься выше 20 С. Относительная влажность воздуха — 45−60%. Не допускаются резкие колебания температуры и влажности.
Температуру воздуха и относительную влажность следует контролировать с помощью специальных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, электронных термогигрометров. Важно, чтобы они прошли поверку и сертификацию. Прибор должен быть установлен в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем.
Освещение
Освещение в хранилище может быть естественным и искусственным.
Прямой солнечный свет — враг документов. Поэтому, если вы выбрали для хранения документов помещение с окнами, позаботьтесь о том, чтобы прямые солнечные лучи не попадали на дела. Проще всего решить проблему с помощью штор или жалюзи. Самый радикальный способ — окраска стёкол.
Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
Охранный режим
При выборе помещения для хранения документов обратите внимание на наличие поста охраны, системы видеонаблюдения и сигнализации.
Наружные двери хранилища должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые металлические решетки.
Полезные советы
Не размещайте архив на верхних этажах зданий, в которых отсутствуют лифты. Подъём и спуск документов могут стать слишком трудоёмкими и затратными. Особенно при переезде архива или передаче документов на уничтожение.
Подвал — худший из возможных вариантов. Там всегда сыро. Даже в новых зданиях. Добавьте сюда ещё риск затопления и отсутствие комфорта.
Постарайтесь организовать хранение документов в здании центрального офиса компании. Так нужные бумаги всегда будут под рукой.
Обращайте внимание на высоту помещений. Чем выше потолок — тем больше документов можно разместить на квадратном метре.
Если помещение уже оборудовано стеллажами, убедитесь в их устойчивости. От этого зависит безопасность ваших работников.
Если остались вопросы, свяжитесь с нами любым удобным способом:

+375 29 150−90−39
info@docconsult.by
Facebook, Vkontakte
Напишите нам
Обязательно ответим на все ваши вопросы и предложения.
© ООО «Док-Консалт», 2019. УНП: 193146582
Made on
Tilda