При ликвидации или «банкротстве» компании необходимо передавать документы в государственный архив. Если хотите понять, как подготовить документы так, чтобы угодить работникам архива с первого раза, читайте нашу статью.

Большинство государственных архивов оказывают услуги по упорядочению документов. Узнайте в архиве, в который планируете передавать документы, стоимость услуги и как долго будут обрабатываться документы. Если очередь на архивную обработку расписана на несколько месяцев вперед, а ждать некогда, поинтересуйтесь у работников архива, не согласятся ли они подготовить ваши документы по договору подряда, например. Не хотят? Тогда справимся сами: тут ничего сложного.

Собираем документы для передачи в архив:
— документы о создании предприятия (решение о создании, все редакции Устава с изменениями и дополнениями, учредительный договор, копия свидетельства о государственной регистрации);

— документы о ликвидации предприятия: протокол собрания учредителей / решение учредителя, ликвидационный баланс;

— годовые бухгалтерские балансы и пояснительные записки к ним;

— годовые статистические отчёты по основным направлениям деятельности (кроме форм «1-страхование (Белгосстрах)» и «4-фонд (Минтруда и соцзащиты)»);

— протоколы собраний учредителей или решения учредителя;

— приказы по основной деятельности;

— штатные расписания;

— приказы по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, длительных (больше месяца) командировках за пределы Республики Беларусь, премировании, предоставлении отпусков по уходу за ребенком, об изменении должностных окладов, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, установлении надбавок, об изменении фамилий);

— лицевые счета по заработной плате / расчетные листки по начислению заработной платы / расчетные ведомости по зарплате / книга по начислению заработной платы;

— личные карточки уволенных работников (должны быть оформлены полностью);

— личные дела уволенных работников;

— невостребованные трудовые книжки (только заполненные).

Документы, скорее всего, будут перепутаны. Статистические отчеты часто хранят вместе с бухгалтерскими отчетами, личные карточки — в личных делах. Разделяем все по приведенной выше схеме.

Теперь раскладываем документы по годам. Личные дела пока не трогаем! Приказы за 2017-й год помещаем в одну папку, за 2018-й — в другую и т. д.

Раскладываем документы внутри папок. Ранние должны оказаться в начале дел, поздние — в конце. Т. е. с приказа от 01.01.2017 № 1 дело должно начинаться, а приказом от 31.12.2017 № 99 — заканчиваться.

Лицевые счета систематизируем по алфавиту: Авоськин, Бураков, […], Юхнович, Ярошкин.

Простым карандашом. В правом верхнем углу. От руки. Увлекательнейшее занятие. Лучше под музыку или сериал☺.

В конце каждого дела подкладываем лист-заверитель. Он выглядит так:

Внутри личных дел документы раскладываем в следующем порядке: дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании (аттестаты, дипломы, свидетельства, сертификаты и др.), заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу. Дальше — по хронологии. Последним документом в личном деле должна быть копия приказа об увольнении. Если ее нет — найдите оригинал, сделайте копию и вложите в дело.

Копии приказов о предоставлении трудовых отпусков, паспортов, трудовых книжек, военных билетов и т. п. можно выбросить. Хотя среди матёрых белорусских архивистов бытует мнение, что лучше так не делать: «Раз кадровик положил, значит надо». Тут на ваше усмотрение. Мы выкидываем…

Листы личных дел нумеруются также, как и в остальных делах: простым карандашом. В правом верхнем углу. От руки.

Не забываем о листах-заверителях.

Теперь нужно составить внутреннюю опись личного дела. По идее, её должен заполнять работник, ответственный закадровое делопроизводство. Но чаще всего кадровики бросают это занятие на внесении данных о документах, которые оформляются при приеме на работу. Дальше — пусто. В опись могут быть внесены данные о документах, которых в деле быть не должно (копии паспортов, военных билетов и т. п.). Придется вносить дополнительные данные и делать отметки о документах, которые вы решили выбросить. Оно вам надо? Если нет, то перечеркиваем имеющуюся внутреннюю опись, помещаем ее в конец личного дела и составляем новую. Поверьте, так будет быстрее.

Внутренняя опись личного дела выглядит так:

Уточните в архиве, в который собираетесь сдавать документы, какие требования предъявляются к подшивке и переплету документов. От этого может зависеть уровень сложности, ваши временные затраты или стоимость работ, если планируете привлекать переплетчиков со стороны. Попросите показать примеры переплетенного и подшитого дел, качество которых устраивает архивистов. Там много заморочек может быть. В двух словах не расскажешь. Проще обратиться к специалистам по переплету.

Пример обложки:

Проще всего распечатать предварительно обложки на принтере и наклеить на дела с помощью клея ПВА.

ВАЖНО! На обложке указывается срок хранения документов. На приказах по личному составу, лицевых счетах, личных карточках   указываем: «75 лет», на остальных делах — «Постоянно», на личных делах  — «75 лет ЭПК».

Итак, мы упорядочили документы в делах, пронумеровали листы, составили внутренние описи личных дел, подшили / переплели дела. Теперь нужно разделить их на две группы: дела постоянного хранения и по личному составу (те, что хранятся 75 лет).

Теперь оформляем описи. Начнем с «постоянки».

Пример описи дел постоянного хранения:

Внесенные в описи данные должны полностью повторять то, что написано на обложках дел.

Пример описи дел по личному составу:

Индексы личных должны совпадать с их номерами, которые можно найти в журнале учета личных дел. Индексы остальных дел — в номенклатуре дел компании. Если номенклатура не заводилась, то индексы не прописываем.

Нужно заполнить вот эти прямоугольнички на обложках дел:

Указываем только номера описей и дел. Описи дел постоянного хранения обычно присваивается № 1, описи дел по личному составу — № 1 лс.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).