Подбор персонала для архива компании — не самая частая задача в работе HR-менеджеров. Сценарии интервью с соискателями должностей экономистов, программистов, специалистов по продажам и других востребованных профессий давно разработаны и отточены. Выбор же архивиста может поставить эйчара в тупик. Как понять, справится ли кандидат на должность архивиста со своими обязанностями? Тем более, что сам рекрутёр обычно имеет о них весьма общее представление. Рассказываем.

Обратитесь за помощью к профессионалам. Пригласите работников архива на встречу с соискателем. Никто лучше архивистов не разбирается в специфике их работы. И едва ли вы сможете лучше их оценить навыки и знания кандидата. Если в штате компании трудится только один архивист, договоритесь со специалистом, на место которого требуется новый сотрудник, о помощи в выборе замены. Архивный мир очень тесен. Для архивистов не составит труда справиться о деловых качествах соискателя обзвонив двух-трёх коллег из других организаций. Связаться с последним работодателем соискателя тоже не будет лишним.

Наличие профильного высшего историко-архивного образования является самым распространённым требованием работодателей, располагающих вакансией архивиста. Комплектование штата компании специалистами с высшим образованием — понятное и логичное стремление. Правда, едва ли все знания работника с университетским образованием пригодятся ему при упорядочении штатных расписаний, лицевых счетов и товарно-транспортных накладных. Поэтому мы рекомендуем рекрутёрам обратить внимание на выпускников колледжей, готовящих архивистов и документоведов. Их запас знаний может оказаться достаточным для работы в вашей компании, а притязания по зарплате и условиям труда более скромными по сравнению с коллегами с высшим образованием.

Опыт работы в государственных архивах также часто приветствуется работодателями. Безусловно, кандидат с опытом может оказаться для компании более полезным, чем обладатель диплома о профильном образовании. Многие архивисты признаются, что большую часть полезных для профессии знаний они приобрели после трудоустройства, а не в университетских аудиториях. Желание руководителя найти специалиста, который сможет организовать учёт и хранение документов предприятия «как в Национальном архиве» понятно и оправдано. Проблема в том, что государственные архивы являются профильными учреждениями. Их деятельность не ограничивается хранением и учётом документов. Комплектование, публикация, реставрация, оцифровка — это лишь малая часть того, чем занимаются наши коллеги в государственных архивах. Государственные архивы отличаются друг от друга по специфике и хронологии документов, которыми они комплектуются. Опыт работы в каждом из них даёт уникальные знания и навыки, которые не всегда могут оказаться полезными при работе с документами вашей компании. Ведущий научный сотрудник государственного архива, каталогизировавший дневники, переписку и рукописи наших заслуженных литераторов и партийных функционеров на протяжении последних десяти лет едва ли имеет представление о том, как правильно систематизировать и учитывать приказы по основной деятельности, товарные отчёты и кассовые журналы. Равно как и кандидат исторических наук, козыряющий многолетним опытом генеалогических исследований… До приёма на работу «маститого» специалиста нужно выяснить, чем именно он занимался в государственном архиве. Это поможет понять, справится ли он с работой, которую вы предлагаете. Наиболее подходящими для работы в коммерческих организациях являются архивисты, работа которых в государственных архивах заключалась в проведении научно-технической обработки документов, составлении номенклатур дел и разработке инструкций по делопроизводству для сторонних организаций.

Не менее ценными для вашей компании могут оказаться выходцы из ведомственных архивов. Архивисты и делопроизводители государственных учреждений и предприятий, банков, мобильных операторов, торговых сетей, логистических компаний и других коммерческих организаций — это практики, чей опыт позволяет оперативно решать насущные проблемы, связанные с учётом и оперативным использованием документов. Существенным преимуществом таких работников, как правило, является опыт работы с системами электронного документооборота и CRM. Выбирая кандидата из их числа важно правильно сопоставить их практический опыт и задачи, которые предстоит решать у вас. Архивист с банковским стажем отлично подойдёт для работы в кредитно-финансовой организации. Мемориальные документы и кредитные досье — это то, с чем он обязательно сталкивался. Коллега из торговой сети быстрее сориентируется в каком товарном отчёте нужно искать запрошенную ТТН. Это не означает, что поменявшись местами, они парализуют работу компании. Просто, если у вас нет времени на раскачку, выбирайте специалиста с соответствующим опытом.

Ещё одним инкубатором архивистов являются коммерческие архивы. Это частные организации различных форм собственности, которые предлагают все виды архивных услуг: от ответственного хранения документов до их научно-технической обработки. Такие компании работают с самыми разными организациями. Отсюда и богатый практический опыт их работников. Но и они могут оказаться далеко не идеальными кандидатами для вас. Если перед HR-менеджером стоит задача подобрать сотрудника, который наладит учёт договоров юридической компании, то собеседование с переплётчиком, скорее всего, не позволит решить задачу. Та же ситуация будет в случае необходимости наведения порядка в кадровых документах и интервью со специалистом, обеспечивавшим удалённое хранение документов. На сегодняшний день в Беларуси только наша компания решает все проблемы, связанные с упорядочиванием и хранением документов. Но мы специалистами не разбрасываемся. Поэтому, при оценке соискателя из числа работников частных архивных компаний, убедитесь, что их навыки будут вам полезны.

Каким же должен быть «идеальный архивист»? Попробуем составить «портрет»:

• профильное образование (высшее или среднее);
• опыт работы в государственном архиве (связанный с научно-технической обработкой документов или разработкой ЛНПА);
• опыт работы в ведомственном архиве (сфера деятельности организации должна перекликаться с основным направлением работы вашей компании);
• опыт работы в коммерческой организации, оказывающей архивные услуги (выполнение которых сопряжено с решением актуальных для вашей компании проблем).

Если найти подходящего работника не получается, а проблемы с бумагами нужно решать — обращайтесь к нам. Сделаем всё в лучшем виде :)