Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2) определяет личное дело как совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Проще говоря, личное дело — это папка, в которую складывают документы о приёме, переводе и увольнении отдельных работников компании. Плюс документы об их учёбе и работе до трудоустройства на ваше предприятие.

В инструкции сказано, что личные дела заводят на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих. Некоторые специалисты считают, что раз в этом списке отсутствует технический персонал, на его представителей личные дела можно не заводить. При трудоустройстве вахтёров, уборщиц, сторожей и т. д. часто ограничиваются личными карточками. Мы рекомендуем заводить личные дела на всех работников. Это позволит сохранить максимум данных о работниках после их увольнения.

Обычно ведением личных дел занимается отдел кадров или специалист по кадрам.

Личное дело работника нужно начинать формировать после заключения трудового договора или контракта и издания приказа о приёме на работу.

Вот список обязательных документов, которые размещаются в начале личного дела:
— внутренняя опись документов личного дела;
 — дополнение к личному листку по учету кадров;
 — личный листок по учету кадров;
 — автобиография;
 — копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке (раскладываются по хронологическому принципу);
 — заявление о приеме на работу;
 — копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Эти документы нужно размещать именно в таком порядке. Все остальные — в хронологической последовательности (по датам).

В отдельных случаях в личные дела включаются и другие документы:
 — декларации о доходах;
 — справки-объективки;
 — анкеты;
 — копии протоколов заседаний ученого совета;
 — копии протоколов общего собрания трудового коллектива;
 — копии решений учредителей о назначении на должность руководителя;
 — договоры о материальной ответственности;
 — направления на работу.

В личные дела также включаются характеристики и аттестационные листы, списки научных трудов и изобретений, заявления и копии приказов о переводе и увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.

Трудовые договоры (контракты) обычно хранят отдельно от личных дел. Но по решению кадровой службы (специалиста по кадрам) их можно включать в состав личных дел.

А эти документы в личное дело включаться не должны:
 — копии документов о предоставлении трудовых отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (кроме случаев увольнения работников «по статье»);
 — справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
 — другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Последними документами личного дела должны быть:
1) заявление работка об увольнении;
2) приказ об увольнении сотрудника.

После увольнения работника нужно завершить формирование личного дела. Нумеруем листы. Карандашом. В правом верхнем углу. Каждый. Внутренняя опись документов нумеруются отдельно. Данные о количестве листов в деле и внутренней описи вносятся в лист-заверитель.

Оформленное личное дело подшивается. На 4—5 проколов.

На подшитое/переплетенное дело наклеивается обложка. На обложке указываются: наименование компании, номер личного дела, ФИО работника в именительном падеже, даты приказов о приёме и увольнении, количество листов в деле.