Все организации рано или поздно сталкиваются с необходимостью упорядочения документов. К сожалению, немногие белорусские компании могут похвастаться правильно выстроенными процессами делопроизводства. Как правило, руководители приходят к понимаю того, что «нужно навести порядок в бумагах» в двух случаях: когда работники регулярно не могут найти (читай — «теряют») документы, или, когда бумаг накапливается столько, что «девать уже некуда». Обычно обязанность наведения пресловутого «порядка в бумагах» торжественно возлагают на рядовых кадровиков и бухгалтеров. И они, несчастные, начинают спешно (растягивать-то некогда: своей работы хватает) изучать нормативку по делопроизводству и архивному делу, пытаясь разобраться в основных премудростях этих дисциплин. Если Вы искали на просторах сети краткую и понятную инструкцию по упорядочению архивных документов («старых дел», «бумаг», «архива», «вот этого всего»…), то можете больше не искать: мы разработали для Вас пошаговую инструкцию.

ШАГ 1. Нужно понять, как долго следует хранить те или иные документы. В Беларуси над этой проблемой работают Департамент по архивам и делопроизводству Министерства Юстиции Республики Беларусь и Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Они разработали и утвердили перечень, в котором перечислены основные виды документов с указанием сроков хранения (Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утвержден Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). С помощью Перечня делим документы на 4 группы: 1. Документы постоянного хранения (учредительные документы, приказы по основной деятельности, штатные расписания, годовая бухгалтерская и статистическая отчетность и др.); 2. Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки уволенных работников, личные дела уволенных работников, лицевые счета по заработной плате; 3. Документы временного (свыше 10 лет) хранения (должностные инструкции, например); 4. Документы временного (менее 10 лет хранения): касса, банк, переписка по административно-хозяйственным вопросам и др. Провели сортировку? Для общего развития запоминаем, что этот процесс называется «экспертиза ценности документов» и движемся дальше.

ШАГ 2. Упорядочиваем документы внутри дел (папок) (кроме личных дел и документов временного хранения): изымаем «лишние» документы (дубликаты, копии, черновики и т. д.), оставшиеся раскладываем по хронологии, алфавиту, номерам. Помним, что документы в деле систематизируются по возрастанию: в начале дела помещаем наиболее ранние документы, в конце — наиболее поздние; в начале — на первые буквы алфавита, в конце — на последние. Подробнее требования к систематизации документов внутри дел описаны в Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

ШАГ 3. Упорядочиваем документы внутри личных дел. Размещаем документы в следующем порядке: дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, заявление о приеме на работу; копия приказа о приеме на работу и далее по хронологии. Подробнее см. Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

ШАГ 4. Нумеруем листы документов карандашом в правом верхнем углу. Каждый лист! Не забываем заполнять листы-заверители.

ШАГ 5. Составляем и/или дополняем внутренние описи документов личных дел (см. Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

ШАГ 6. Оформляем обложки дел (см. Методические рекомендации по оформлению обложек дел (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53) .

ШАГ 7. Выполняем подшивку и переплет документов. Дела объемом до 50-ти листов подшиваем, свыше 50-ти листов — переплетаем.

ШАГ 8. Оформляем описи дел (см. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

ШАГ 9. Увязываем дела в архивные связки или помещаем в архивные короба.

ШАГ 10. Составляем акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Здесь главное — правильно подобрать статьи Перечня и не включить в акт документы, которые уничтожать нельзя. Уничтожению документов в Правилах работы архивов посвящена отдельная глава, форму акта найдете там же.

ШАГ 11. Составляем приказ о создании экспертной комиссии, в состав которой включаем заместителя директора, главного бухгалтера, начальника канцелярии и/или кадровика. Оформляем протокол согласования описей и акта о выделении к уничтожению документов. Утверждаем эти документы.

ШАГ 12. Передаем выделенные к уничтожению документы организации, занимающейся сбором макулатуры. Обязательно оформляем ТТН…

…и продолжаем трудиться в порядке и гармонии с документами ;)