Составляем номенклатуру дел
Многие компании сталкиваются с ситуацией, когда секретарь или делопроизводитель быстро оформляет все документы, прекрасно ориентируется в том, что куда положить и где что найти. Но с приходом нового работника выясняется, что учет и оформление документов раньше велись неправильно, «всё перепутано», «ничего нельзя найти» ит.д. и т. п. Новый делопроизводитель заявляет, что он наконец наведет порядок, сделает все так, как его учили на предыдущей работе. И делает. Пока наводится порядок, не находятся документы, не оформляются приказы, не высылаются письма… А потом специалист увольняется. И уже его преемник снова «ломает систему» и «наводит порядок». И так до бесконечности… ☹

Почему так происходит? — Потому, что нет порядка в документах.

Как его навести раз и навсегда? Как сделать так, чтобы увольнение ответственного за делопроизводство и документооборот работника не оборачивалось стихийным бедствием?

Ответ очевиден: нужна система. Главное — не пытаться «изобрести велосипед». Все уже придумано☺. Нужно всего лишь составить номенклатуру дел и заставить всех (!) специалистов работать по ней.

Эта статья для тех, кто впервые составляет номенклатуру дел и делает это во имя порядка в документах, а не потому, что «начальник заставляет», и не для того «чтобы было».
Что такое номенклатура дел
Говоря простым языком, номенклатура дел — это список всех видов документов, которые образуются в делопроизводстве вашей компании. Кроме названий документов, номенклатура содержит еще данные о том, сколько должен храниться каждый из них и в каком отделе они заводятся. Если сбросить со счетов то обстоятельство, что в конце года нужно подсчитывать, сколько дел было заведено по срокам хранения, то это всё.
Как выглядит номенклатура дел
Номенклатура дел оформляется в виде таблицы:
С чего начать
Для начала нужно выяснить, какую структуру имеет ваша организация. Это важно, т.к. структура номенклатуры должна её повторять. Проще всего будет «списать» структуру компании со штатного расписания. Если вы работаете на крупном предприятии, то схема номенклатуры будет состоять из названий отделов, перечисленных в том же порядке, что и в штатном расписании.
Пример:
1. Канцелярия
2. Производственный отдел
3. Отдел продаж
4. Финансовый отдел
5. Бухгалтерия
6. Отдел кадров
7. Служба безопасности
8. Архив
9. Профсоюзный комитет

Если ваше предприятие не имеет выделенных структурных подразделений, составляйте номенклатуру по функциональной схеме:
Пример:
1. Руководство
2. Производственная деятельность
3. Маркетинг
4. Финансирование
5. Бухгалтерский учет и отчетность
6. Работа с кадрами
7. Обеспечение безопасности
8. Обеспечение сохранности документов
9. Деятельность профсоюзного комитета

Как узнать состав документов компании
Определившись со структурой компании начинаем заполнять номенклатуру. Необходимо запастись блокнотом, ручкой и… терпением. Идем по отделам. Да-да! Не удивляйтесь! Никто лучше самих работников не знает, какие документы образуются в процессе их деятельности.

Составляем список документов, которые формируются в делопроизводстве каждого отдела. При этом не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы. Например, если представители нескольких структурных подразделений заявляют, что работают с приказами директора по основной деятельности, нужно выяснить у кого хранятся оригиналы, а у кого — копии. Черновики, карикатуры на руководство и любовные записки в список не включаем.
В каком порядке размещать названия документов в номенклатуре
Составили список документов по каждому отделу? Теперь начинаем вносить их в номенклатуру. Помним, что названия структурных подразделений располагаются в том же порядке, что и в штатном расписании. В графу 2 вносим название первого структурного подразделения. Затем туда же — заголовки дел. Выглядеть должно так:
И так по каждому структурному подразделению (или направлению деятельности, если отделы отсутствуют). Заголовки дел в разделах номенклатуры систематизируются в следующем порядке: учредительные документы, приказы, штатные расписания, положения, инструкции, правила, планы, отчеты, договоры, переписка, книги и журналы учета. Документы кадровой службы принято систематизировать так: приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение и др.), приказы о предоставлении трудовых отпусков и командировках по Беларуси, личные карточки и личные дела работников. Порядок систематизации прочих заголовков вы можете определить самостоятельно. Обычно сначала идут заголовки дел с большим сроком хранения, затем — с меньшим.
Что такое индекс дела
Видели когда-нибудь на документах, напечатанных на официальных бланках непонятные цифры рядом с датой? Это и есть индекс документов. Чтобы присвоить документу индекс, нужно знать индекс дела, к которому он относится. А как узнать индекс дела? Нужно посмотреть в номенклатуре. Но, чтобы было что смотреть, нужно эти индексы делам сначала присвоить.

Индексы дел указываются в графе 1. Они состоят из номера структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в разделе, к которому он относится.

Пример:
Как узнать сколько будет заведено дел (томов, частей). Что писать в графу 3
Ничего не пишите. Эта графа заполняется в конце года, когда можно будет посчитать дела.
Как определить сроки хранения документов
Сроки хранения большинства видов документов указаны в «Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения» (утвержден Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). Находим срок хранения документов, и заполняем графу 4.

Пример:
Вот, в принципе, и всё. Номенклатура готова. Осталось только согласовать с экспертной комиссией вашей компании и утвердить.
Где можно почитать подробнее о номенклатуре дел
Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел утверждены приказом департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь15.07.2009 № 23.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Там и оформление «шапки» посмотрите.
Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами любым удобным способом, и мы подскажем, как решить вашу проблему:

+375 29 150-90-39
info@docconsult.by
Facebook, Vkontakte
Напишите нам
Обязательно ответим на все ваши вопросы и предложения.
© ООО «Док-Консалт», 2019. УНП: 193146582
Made on
Tilda