Мы ежедневно общаемся со специалистами, которые отвечают за документооборот компаний. Многие из них с сожалением признают, что процессы делопроизводства и хранения документов предприятий сталкиваются с проблемами:
— работники оформляют документы по своему усмотрению;
— дела в архиве не систематизированы;
— нужные документы не находятся, а очевидная макулатура валяется под ногами;
— страшно избавиться от макулатуры: вдруг среди неё окажутся «нужные» документы и т. д.

Некоторые руководители пытаются экономить на учёте документов или соглашаются выделить для наведения порядка средства и рабочее время сотрудников только когда всё совсем плохо. Получается порочный круг: со специалиста, годами пытавшегося убедить начальника в необходимости навести порядок в бумагах, «спрашивают» в случае невозможности предоставить в срок нужные документы.

Если вы не знаете, как добиться от начальства содействия в упорядочении документов, используйте приведённые ниже доводы.

Если вашего руководителя не волнуют условия хранения документов, попробуйте донести до него мысль о финансовых потерях, с которыми столкнётся компания в случае их утраты.

Несложно представить ситуацию, когда клиент по каким-либо причинам отказывается оплачивать поставленный товар или оказанные услуги. Если переговоры об урегулировании разногласий зайдут в тупик, для взыскания долга вашей компании придётся обратиться в суд. Там вас попросят документально обосновать претензии. И тут выяснится, что накладные, по которым отгружался товар, не находятся. И договор куда-то запропастился. Бухгалтер будет утверждать, что отдал ТТН в архив. Юрист станет кивать в туже сторону, только по поводу договора. Начнутся разбирательства внутри компании. Может быть кого-то даже накажут. Но сможет ли предприятие возместить ущерб от недополученной прибыли за счёт экономии на премии «стрелочника»? Едва ли…

Убедите руководителя, что таких ситуаций легко избежать. Нужно просто навести порядок в бумагах. И постоянно его поддерживать.

Если же вы уже столкнулись с подобным, без промедления бегите к начальнику и сообщайте о проблемах. Если работаете в крупной или государственной компании, то лучше сигнализировать письменно: не стесняйтесь писать докладные и служебные записки.

Если начальник-оптимист отмахнётся от предыдущего довода со словами «Всё будет хорошо» или «Мы ж по предоплате работаем», удивите его своими познаниями в отечественном законодательстве.

Напомните о том, что наказать за утерю документов могут не только непорядочные партнёры, но государственные органы.

Расскажите, что согласно действующему законодательству за утрату бухгалтерских документов предусмотрен штраф от пятидесяти до ста базовых величин.

Кроме налогового кодекса, на вашей стороне ряд нормативных правовых актов по архивам и делопроизводству. Не поленитесь изучить Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Он гласит: «Государственные органы, ИНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛИ обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учёт и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы…» (ст. 4). Т. е. принцип «Мы же частная фирма» не работает. К какой бы из форм собственности не относилась ваша компания, образующиеся в рамках её деятельности документы должны быть должным образом сохранены и учтены. Даже если вы работаете в представительстве иностранного предприятия, документы по личному составу (приказы о приёме/переводе/увольнении, документы по заработной плате, личные карточки и личные дела работников) должны оформляться, храниться и учитываться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Постарайтесь вникнуть в Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143). В них подробно описаны подходы к хранению и учёту документов. Обратите внимание руководителя, что даже если ваша компания основана на частном капитале, она относится к тем самым «иным» организациям. Значит, и вам нужно соблюдать правила. С Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утверждён от 24.05.2012 №140) та же история…

Если предыдущие доводы не помогли, попробуйте поговорить с директором о том, что документы хранят память не только о компании, но и о людях, которые трудятся на её благо. А они имеют свойство стареть. И некоторые даже доживают до пенсии. И если документы о трудовом стаже работников не сохранятся, то подтвердить его будет непросто…

В конце концов попробуйте убедить начальника в том, что ваша компания — это важная часть истории развития отечественного бизнеса, и сохранив её историческое наследие, он сохранит для потомков память о том, как трудились их отцы и деды в начале XXI века.

Этот довод следует использовать в последнюю очередь, когда остальные были отклонены. Лучше довести его до шефа в непринуждённой обстановке, когда его голова не будет забита текущими проблемами. Например, на корпоративе. На вопрос начальника «Как дела?» ответьте: «Их много, и они теряются». А потом добейте монологом о социальной ответственности и сохранности документов. Пусть босс растрогается и даст обещание посодействовать решению проблемы. И на следующий рабочий день смело идите к нему с предложениями по упорядочению документов. И не бойтесь напомнить: «Вы же обещали…».