Специалист по кадрам работает с большим объёмом документов. Даже в небольших по штату компаниях ему приходится оформлять множество разнообразных документов. Правильное оформление приказов, личных карточек, личных дел и приём заявлений от работников представляются самым важным этапом работы кадровика. Времени на то, чтобы их грамотно систематизировать обычно не остаётся. И это плохо. Ведь где положишь — там и возьмёшь. Если засунуть документ «куда-нибудь», то и искать придётся там же…

К нам регулярно обращаются компании с просьбой навести порядок в кадровых документах. И всегда одна и та же картина: стопки папок или россыпи документов с бессистемно сложенными в них приказами, личными карточками, заявлениями и т. д.

Если предыдущий абзац описывает ваш случай, звоните/пишите нам. Приедем, наведём порядок. А если кадровое делопроизводство на вашем предприятии только зарождается, то следуйте нашим советам. Будете всё делать правильно — при передаче документов в архив их останется только подшить.

Обычно специалист по кадрам оформляет приказы о приёме, увольнении, переводе, предоставлении отпусков (трудовых и декретных) и командировках.
Самая распространённая ошибка — это ведение их «общим валом».

Дело в том, что законодательством предусмотрены разные сроки хранения для приказов в зависимости от их содержания. Кадровик, как правило, работает с теми, которые хранятся и 75 лет, и три года.

75 лет хранятся приказы о приёме на работу (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении и заключении новых трудовых договоров (контрактов), установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени и отчества работников. Обычно к номерам этих приказов добавляют букву «к»: 1-к, 2-к, 3-к и т. д. Их традиционное условное обозначение — «приказы по кадрам».

Три года хранятся приказы о предоставлении трудовых отпусков и отзывах из них, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку и стажировку). Для удобства к их номерам можно добавлять букву «л»: 1-л, 2-л, 3-л… Их ещё называют «приказами по личному составу».
Приказы по кадрам и по личному составу следует хранить отдельно друг от друга.
С началом нового года их нумерация обнуляется. Т. е. с первого января начинаем присваивать им номера с № 1: 1-к и 1-л.

Важно помнить, что если «приказы на Л» могут быть использованы при определении размеров пенсий, выплат в рамках государственных систем соцстрахования и обеспечения, то они должны храниться 75 лет. Поэтому перед выделением к уничтожению дела с приказами необходимо просматривать полистно.

Некоторые специалисты ведут приказы о командировках отдельно от остальных. Кроме возможности прибавлять к их номерам приставки «ком» (1-ком, 2-ком и т. д.) такой подход ничего не даёт. Ведь впоследствии придётся разбираться, в каких из них идёт речь о длительных командировках, а в каких — о краткосрочных. Поэтому логичнее приказы о командировках продолжительностью более месяца оформлять «на К», а обычные (месяц и короче) — «на Л».

Самое распространённая ошибка при формировании и ведении личных дел — это помещение в них всех документов, так или иначе относящихся к работникам, на которых они заводятся. Копии паспортов, свидетельств социального страхования, трудовых книжек, военных билетов — всё это придётся изымать перед подготовкой дел к передаче в архив. А если исполнительный работник включал данные о лишних документах во внутренние описи, то и их придётся переделывать. Наше любимое занятие… :)

В личные дела следует помещать только «обязательные» документы (дополнение к личному листку по учёту кадров; личный листок по учёту кадров; копии документов об образовании; автобиография, заявления о приёме, переводе, перемещении, предоставлении социальных отпусков, увольнении; копии приказов «на К»).

Лайфхак: начинайте заполнять внутреннюю опись документов личного дела с момента трудоустройства работника. И не ленитесь вносить в неё сведения о включаемых документах, пока он работает. Тогда оформляя увольнение коллеги, вам останется только вписать номера и даты заявления и приказа об увольнении.

«Лишние» документы можно хранить в личном деле. Только не отмечайте их во внутренней описи. И размещайте отдельно от «нужных». В файлах, например. Такой подход позволит значительно упростить архивную обработку в будущем.

Личные карточки кадровики обычно хранят в личных делах работников. Но при проведении научно-технической (архивной) обработки документов по личному составу их приходится изымать и формировать в отдельные дела.

Тут нет ничего страшного. Просто не делайте отметку о личной карточке во внутренней описи.
А ещё личные карточки можно хранить отдельно от личных дел. Систематизируйте их по алфавиту.

Не стоит тратить время на систематизацию личных карточек работников по структурным подразделениям. Структура компании может поменяться. А перекладывать карточки вы станете едва ли. Разве что с нового года станете размещать их в папках по-новому. В итоге всё перепутается, и вы всё равно разложите их по алфавиту.

Личные карточки уволенных работников формируют в дела по году увольнения, а внутри дел — по алфавиту. Отбираем карточки уволенных за один год, затем раскладываем от А до Я. Но это уже при составлении сводной описи документов по личному составу. А пока пусть лежат себе по алфавиту. Главное — не забывайте вносить в них сведения о переводах и увольнении. Насчёт последнего кадровики «грешат» особенно часто. А архивистам потом приходится искать в приказах даты, когда уволились работники.

Вот и всё. Ведите учёт приказов правильно, формируйте личные дела так, чтобы их потом не нужно было перерабатывать и дополнять, заполняйте личные карточки, не теряйте прочие документы — и будет у вас порядок.