Хранение документов вне офиса продолжает набирать популярность среди беларусских компаний. Конкуренция между коммерческими архивами вынуждает аутсорсеров изобретать новые «плюшки» и бонусы для потенциальных заказчиков. Благодаря борьбе за клиентов улучшаются не только ценовые предложения, но и качество услуг, растёт их разнообразие. Большинство частных архивов предлагают комплексное решение вопросов хранения и упорядочивания документов. Возможность доставки документов в день заказа, доступ к их цифровым копиям и прочие сопутствующие хранению услуги являются неотъемлемой составляющей современного архивного сервиса. Казалось бы, потребители должны быть довольны. Но так бывает не всегда. Нет-нет, да и просочится информация о том, что крупное предприятие сняло документы с хранения у одной архивной компании и передало другой. В кулуарах тематических семинаров и конференций периодически можно услышать сетования на качество сервиса и его стоимость.

Что может пойти не так? Кому можно доверить хранение и обработку документов, а кому не стоит? Все ли предлагаемые услуги необходимы вашей компании, или на чём-то можно сэкономить? На что обратить внимание при заключении договора? Как добиться того, чтобы передача архива на аутсорсинг позволила оптимизировать затраты, а не увеличила их? Рассказываем подробно и без утайки.


Фронт работ

Для начала стоит определиться с задачами, решение которых вы готовы делегировать сторонней организации. Большинство архивных компаний имеют узкую специализацию: ответственное хранение или обработка документов. Если коммерческий архив заявляет, что он «мастер на все руки», скорее всего одни услуги оказываются в качестве основных, а другие – как сопутствующие. Такой подход определяет уровень профессионализма по отношению к первым и вторым. Сравните, насколько подробно на сайте потенциального подрядчика описаны услуги и их преимущества. Это поможет понять, на что она ориентирована в первую очередь.

Вот перечень основных услуг архивов на аутсорсинге:

- Хранение документов (хранение документов вне офиса, ответственное хранение документов, удалённое хранение документов, депозитарное хранение документов и др.)

Подрядчик поместит ваши документы в специальные архивные короба и разместит их в своём архивохранилище. При необходимости вы сможете заказать их доставку или получить доступ к цифровым копиям (сканам).

- Научно-техническая (архивная) обработка документов

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения будут упорядочены в соответствии с требованиями законодательства. А дела с истёкшим сроком хранения можно будет выделить к уничтожению. В итоге вы получите чёткое представление о том, какие документы хранятся в архиве вашей компании и сможете освободить место благодаря сдаче в макулатуру дел, которые можно не хранить.

- Подшивка и переплёт документов

Подшивка и переплёт дел сводит к минимуму риск утери документов. Картонная обложка защитит листы от механических повреждений.

Частные архивные компании предлагают также составление номенклатур дел, разработку инструкций по делопроизводству, сканирование документов, конфиденциальное уничтожение документов (путём измельчения), систематизацию документов в помещениях заказчиков, ввод данных и транспортировку архива.

Выбирайте подрядчика для решения вопросов, связанных с архивом документов, в зависимости от его основной специализации. Возможно, ваша компания располагает собственными площадями для хранения документов, и вы хотите их оптимизировать. Тогда ищите специалистов по научно-технической (архивной) обработке. Если нет времени на упорядочение документов, а разгрузить офис нужно было вчера, – введите в поисковике «Хранение документов. Беларусь» и выбирайте из нескольких предприятий, которые оказывают эту услугу.

Док-Консалт оказывает все виды архивных услуг. Мы считаем, что в процессе обеспечения сохранности и учёта документов не может быть сопутствующих услуг. Но эта статья не про нас. Поэтому не будем заострять на этом внимание. J

Цена вопроса

Стоимость услуг архивных компаний может существенно разниться. Поэтому обязательно запросите у всех возможных подрядчиков коммерческие предложения. Внимательно изучите их. В первую очередь обращайте внимание на стоимость услуг, цена на которые будет определять итоговые выплаты за комплекс работ.

В случае с хранением документов вне офиса обращайте внимание на стоимость хранения одной учётной единицы (короба, дела, документа) в течение отчётного периода (обычно – месяца). Здесь работает простая арифметика: чем больше архивных коробов (дел, документов) передано на хранение, тем выше выплаты. Предварительно проанализируйте, как часто вы будете обращаться к переданным документам и их цифровым копиям. Ведь за доставку и сканирование документов тоже придётся платить. Некоторые архивные компании потребуют плату за возврат ранее доставленных документов в архивохранилище и за хранение цифровых копий. На этапе заключения договора заказчики обычно не обращают внимания на стоимость этих услуг. Но по прошествии 1-2 лет сотрудничества рост затрат на сопутствующие услуги заставит постоянно увеличивать бюджет на содержание архива. Определяйтесь, какие из статей расходов на хранение архива будут наиболее ощутимыми для вашего предприятия и выбирайте подрядчика в соответствии экономическими интересами компании.

Проанализируйте необходимость передачи всего массива архивных документов на хранение сторонней организации. При аренде отдельного помещения для архивохранилища предприятия она очевидна: аутсорсер должен предложить условия сотрудничества, обеспечивающие оптимизацию затрат на хранение документов: за его услуги ваша компания будет платить меньше, чем за аренду помещения и оплату труда персонала. В противном случае целесообразность сотрудничества представляется необоснованной. Но если проблема состоит необходимости освободить два шкафа с «древними» документами, потому что «свежие» ставить некуда, экономия возможна. Передайте сторонней организации на хранение половину от общего объёма архивных документов. Освободите один шкаф из двух. И заполняйте его новыми делами. И только когда и он заполнится, передавайте на вне-офисное хранение документы из второго шкафа.

Наиболее «свежие» документы старайтесь держать при себе. Такой подход позволит сократить ежемесячные платежи аутсорсеру за хранение документов (чем больше документов передано – тем больше платите, помните?). Кроме того, востребованность «свежих» документов обычно значительно выше «древних». А услуги по их доставке и сканированию оплачиваются отдельно.

Док-Консалт предлагает пакетные решения ценообразования услуг хранения и использования архивных документов. Но эта статья не про нас, поэтому опять не заостряем внимание на этом. J

При проведении научно-технической (архивной) обработки документов самыми затратными статьями расходов обычно оказываются экспертиза ценности документов, составление внутренних описей документов дел, подшивка и переплёт документов.

Заказчиков часто отпугивает высокая стоимость составления историко-архивной справки к фонду (предисловия к описи). Важно понимать, что этот процесс занимает много времени. В справке прописывается история организации, для изучения которой необходимо изучить большое количество документов. Во второй части историко-архивной справки описывается состав включённых в описи дел, оговариваются особенности их формирования. По сложности составление историко-архивной справки можно сравнить с написанием дипломной работы студента исторического факультета. Отсюда и высокая стоимость по сравнению с другими услугами.

При выборе подрядчика для проведения научно-технической обработки документов постарайтесь получить унифицированные коммерческие предложения. Они могут быть как развёрнутыми и простыми.

В развёрнутом коммерческом предложении должны быть указаны цены за основные виды работ. А именно:

1. Проведение экспертизы ценности управленческой документации с полистным просмотром. Единица измерения – 1 дело (папка). Речь идёт о делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В рамках оказания этой услуги специалист должен определить, какие из документов дела должны быть выделены к уничтожению, а какие оставлены на хранение.

2. Проведение экспертизы ценности документов личных дел с полистным просмотром. Та же процедура, только с личными делами. Обычно стоит дешевле, так как на их экспертизу требуется меньше времени по сравнению с управленческой документацией.

3. Проведение экспертизы ценности управленческой документации без полистного просмотра. Единица измерения – 1 дело (папка). С целью выделения к уничтожения будут просмотрены дела временного хранения.

4. Систематизация листов в деле. Единица измерения – 1 лист. Специалист разместит документы в делах в правильной последовательности.

5. Составление заголовков дел. Единица измерения – 1 заголовок. Частные архивы обычно составляют заголовки бесплатно. А вот если вы решите доверить упорядочение документов специалистам государственного архива, то придётся доплатить и за это. Составить заголовок – не поле перейти. Он должен содержать информацию о содержимом дела в объёме, достаточном для быстрого и удобного поиска документов в последующем. В тоже время заголовок должен быть лаконичным, легко читаемым.

6. Подшивка и переплёт дел. Единица измерения – 1 дело (папка). При выборе подрядчика уточняйте, включена ли в заявленную цену стоимость материалов (картона, папок, нити, клея, бумвинила). И не поленитесь уточнить стоимость подшивки у предприятий и индивидуальных предпринимателей, для которых это основной вид деятельности. Может оказаться значительно дешевле, чем при проведении обработки «под ключ». Некоторые архивные компании предпочитают не содержать в штате переплётчиков, а привлекают их со стороны по мере необходимости. Это увеличивает стоимость услуги, так как компания должна оплатить работу нанятого специалиста и оставить что-то себе. В таком случае вы можете доверить упорядочение документов одному подрядчику, а подшивку и переплёт – другому.

7. Нумерация листов дел. Единица измерения – 1 лист. Архивисты пронумеруют все листы дел постоянного и длительного хранения простым карандашом от руки, в правом верхнем углу. При небольшом количестве дел нумерация листов обычно стоит недорого. Но при больших объёмах документов эта статья расходов может оказаться весьма затратной.

8. Оформление обложек дел. Единица измерения – 1 обложка. Обложки обычно печатают на листах формата А4, которые затем наклеивают на подшитые дела. Если вы доверили упорядочение и подшивку документов разным компаниям, лучше организовать работу так, чтобы организация, которая занимается подготовкой дел к подшивке оформила и распечатала обложки, а переплётчику осталось их наклеить на дела.

9. Составление и оформление актов о выделении к уничтожению. Единица измерения – 1 позиция акта. Если в качестве единицы измерения вам предложат использовать 1 дело, то это будет не совсем честно: вы же и так будете платить за экспертизу дел (см. пункт 3).

10. Составление историко-архивной справки. Единица измерения – 1 справка. Можно попробовать выторговать скидку у подрядчика, убедив его в том, что структура вашей компании не претерпевала существенных изменений в течение периода, за который обрабатываются документы. Если ваша компания имеет сложную и непостоянную структуру, то предложенная подрядчиком стоимость, скорее всего будет честной.

11. Составление и оформление описей дел. Единица измерения – 1 опись. Обычно получается две описи: документов постоянного хранения и по личному составу (временного (свыше 10 лет) хранения).

12. Составление и оформление внутренних описей документов дел. Единица измерения – 1 позиция описи (описательная статья). Внутренние описи обязательно составляются к особо ценным, следственным, судебным, личным делам и делам, сформированным по видам и разновидностям документов (приказы, распоряжения…). К остальным – не обязательно. При большом количестве дел и документов в них эта статья может оказаться очень затратной. Вам придётся платить за каждый описанный архивистами документ (!). Не дело, а документ! Внутренняя опись одного личного дела обычно насчитывает 10-12 позиций. Обратите особое внимание на стоимость этой услуги при выборе подрядчика.

13. Систематизация дел внутри фонда предполагает размещение дел в установленной последовательности. Единица измерения – 1 дело (папка).

14. Формирование связок дел и оформление ярлыков к связкам. Единица измерения – 1 дело (папка) или 1 связка. Необходимость формировать дела в связки обусловлена требованием законодательства. Правда, вы также можете поместить дела в архивные короба. Это избавит вас от необходимости развязывать и связывать дела, при необходимости доступа к документам.

15. Составление перечней недостающих документов позволит выявить утерянные документы постоянного и длительного хранения и организовать их розыск.

Некоторые олдскульные архивисты до сих пор используют картонные карточки для учёта и систематизации обрабатываемых документов. Этот момент не был бы принципиальным, если бы они не просили за это денег… Если вам доведётся столкнуться со специалистом, который будет убеждать вас, что все обрабатываемые документы необходимо «брать на карточки», расскажите ему об Excel и её простейших возможностях. J Тем более, что вам и так придётся платить за систематизацию дел внутри фонда (пункт 13), а карточки «оформляют» именно для этого.

В простом коммерческом предложении на научно-техническую обработку документов обычно присутствет одна-две позиции. Мероприятия по упорядочиванию документов дел представлены в виде услуги «Обработка архивных документов». Единица измерения – 1 дело (папка). При упорядочивании документов постоянного хранения составляется историко-архивная справка. Её обычно просят оплатить отдельно. Такой «пакетный» подход ценообразования услуг по архивной обработке документов применим при условии, что подлежащие упорядочиванию дела имеют приблизительно одинаковый объём и структуру. В противном случае сотрудничество на таких условиях будет сродни игре в русскую рулетку, когда заказчик рискует потратить больше денег, а исполнитель – больше времени на выполнение проекта. Погрешность в предварительных расчётах стоимости упорядочивания большого количества дел может доходить до 40%. И не потому, что архивисты ошибаются в расчётах. Часто изначально заявленное заказчиком количество дел существенно отличается от итогового. По ходу выполнения может, например, выясниться, что составленные кадровой службой заказчика внутренние описи личных дел подлежат переработке из-за большого количества ошибок и неточностей. Или, наоборот, исполнитель планировал их составлять своими силами, но выяснилось, что специалисты заказчика в этом преуспели, оставив архивиста без работы.

Можно запросить у потенциальных исполнителей простое и развёрнутое коммерческие предложения. И выбирать исходя из экономической целесообразности.

Портфолио архивной компании

Как понять, что переданные документы окажутся в руках профессионалов? В отличие от других направлений аутсорсинга архивные услуги сложно презентовать в формате портфолио. Максимум, на который можно рассчитывать при выборе подрядчика, – это список организаций, с которыми сотрудничала архивная компания. При этом важно учитывать, что список клиентов – это всего лишь список. Не более. Дизайнер, программист, проектировщик всегда могут представить результаты ранее реализованных проектов. И их потенциальные заказчики могут без особого труда выбрать подходящих подрядчиков. А как оценить потенциал архивной компании…?

Лучше всего начать с оценки опыта работников потенциального подрядчика. Важно оценить опыт непосредственных исполнителей, а не руководителей компании. Особенно, если речь идёт об обработке документов. Убедитесь, что люди, которые будут обеспечивать сохранность ваших документов или обрабатывать их, имеют профильное образование и опыт работы в государственных архивах. Иначе вы рискуете передать документы просто «хорошим ребятам» с улицы. А «хороший человек» – это не профессия! Поэтому рассчитывать на профессионализм не имеющих ни образования, ни опыта работников приходится с небольшой долей вероятности. При выборе подрядчика, обеспечивающего хранение документов, наличие большого штата работников и помещения класса «А» также не являются гарантией должного учёта и сохранности документов. В архивном деле важно понимать значимость каждого документа для клиента. К сожалению, неподготовленному работнику не всегда понятно, почему так важно, например, поместить отсканированный документ, именно в то дело, из которого он был изъят… L Ещё печальнее дела могут обстоять с составлением описей дел, когда только опыт помогает правильно определить состав реквизитов документов и дел, подлежащих индексации.

Поэтому перед заключением договора об оказании архивных услуг попросите подрядчика познакомить вас с непосредственными исполнителями, устройте им собеседование, чтобы оценить профессиональную пригодность. А если не уверены, что сами знаете «как правильно», попросите подробно рассказать вам, что специалисты собираются делать с вашими документами. Не стесняйтесь уточнять каждый шаг в проекте в части методики выполнения и обоснования целесообразности.

Договор

Уже на этапе сбора коммерческих предложений стоит запросить проекты договоров возможных подрядчиков и внимательно изучить их. Во-первых, это позволит проанализировать условия оказания и оплаты услуг, перечисленных в коммерческих предложениях. Во-вторых, изучение нескольких проектов договоров, регламентирующих порядок оказания и оплаты одной услуги, позволит заказчику собрать наиболее выгодные для него положения и предложить участникам переговоров собственный проект договора.

При изучении проектов договоров следует в первую очередь обратить внимание на следующие аспекты возможного сотрудничества:

а) условия расторжения договора и возврата документов заказчику

Договором может быть предусмотрено обязательство заказчика перед исполнителем оплаты услуг, связанных со снятием документов заказчика с учёта в учётных документах исполнителя и программных продуктах, которыми он пользуется для учёта документов заказчика. Некоторые компании, оказывающие услуги хранения документов, предлагают предусмотреть в договорах положения, согласно которым при расторжении договора до истечения срока его действия или истечения срока хранения документов и при снятии документов с хранения заказчик должен выплачивать исполнителю «неустойку» за каждую единицу учёта (дело и (или) короб). Эти условия могут не фигурировать в тексте договора, но присутствовать в приложениях к нему (например, в тарифах). Постарайтесь исключить такие условия из договора. Желательно, чтобы в нём присутствовало положение о том, исполнитель не приобретает никаких прав на принятые от заказчика документы и обязуется вернуть их заказчику по первому требованию без взимания каких-либо платежей кроме тех, которые предусмотрены договором (например, доставка документов из помещения исполнителя в помещение заказчика);

б) ответственность исполнителя

Важно предусмотреть ответственность исполнителя перед заказчиком за утерю / утрату / порчу документов. В интересах обеих сторон договора этот аспект сотрудничества стоит изложить максимально подробно. Наличие чётко прописанного порядка расчёта компенсаций при утрате документов, обеспечит устойчивое сотрудничество в рамках выполнения условий договора. Желательно предусмотреть порядок возмещения ущерба от утраты документов, при котором исполнитель будет полностью возмещать затраты заказчика, понесённые по причине утраты документов;

в) изменение стоимости услуг

Для привлечения клиентов на этапе подписания договора компания может предлагать удобные для него тарифы. Важно предусмотреть удобный для заказчика механизм изменения стоимости услуг. Кажущаяся на первый взгляд выгодной для заказчика невозможность повышения стоимости услуг на практике может обернуться существенными рисками. Невозможность поднятия стоимости услуг для подрядчика в условиях, когда арендная плата за площади, на которых хранятся документы, «привязана» к курсу иностранной валюты, может сыграть злую шутку с заказчиком. Если затраты аутсорсера на оказываемые услуги будут расти, а увеличение их стоимости окажется невозможным, он, скорее всего, будет вынужден экономить на качестве (подыскивать более доступные помещения, персонал, материалы и т.д.). Поэтому лучше оставить подрядчику поле для манёвра. При этом важно чётко оговорить условия, при которых изменение стоимости услуг будет обоснованным. Это – о хранении документов вне офиса.

Что же касается услуг по упорядочиваю документов на ваших площадях, то здесь стоимость меняться не должна. Такие договоры, как правило, краткосрочные и разовые. И проблемы с превышением заложенной в бюджет суммы предварительной сметы вам ни к чему.

Вот, пожалуй, и всё. Думайте, как сэкономить и сберечь документы, сами. О том, как лучше контролировать аутсорсера, мы расскажем в следующей статье. Когда-нибудь))