Документы личного дела помещаются в отдельную папку. На обложке дела указываются: название компании (полное и сокращённое); фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже; индекс дела согласно журналу учёта личных дел; срок хранения (75 лет ЭПК) и количество листов в деле.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старую фамилию заключаем в скобки, а новую записываем над ней.

Личные дела хранятся в отделе кадров отдельно от других дел. Лучше размещать их на полках в алфавитном порядке. Можно по номерам.

Для учёта и обеспечения сохранности личных дел ведётся журнал (книга) учёта личных дел.

При увольнении работника, который отвечает за личные дела, их нужно передать «новенькому» по акту приёма-передачи.

Личные дела можно выдавать во временное пользование работникам компании или сторонним организациям только с разрешения руководителя. Запрещается что-либо исправлять в них, извлекать документы либо включать новые.

Для контроля за возвратом выданных личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое дело. Контрольную карточку помещают на место выданного дела.

Руководитель компании приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт. Акт утверждает руководитель организации.

Личные дела уволенных работников передают в архив организации по описи. Они вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. В опись дел по личному составу вместе с личными делами включаются приказы по личному составу, личные карточки и лицевые счета по заработной плате. Можно составлять отдельную опись личных дел.

При передаче личных дел в архив компании их следует оформлять в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 №2).

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись. Она содержит сведения о включённых в него документах, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

Личный листок по учёту кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и других документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются специалистом по кадрам.

Заполняя личный листок соблюдаем следующие требования:

— на все вопросы даём исчерпывающие ответы (нельзя просто написать «да» или «нет»);

— нельзя ставить прочерки; вместо «нет» пишем: «не имею», «не участвовал»…;

— фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже (Иванов Иван Иванович);

— в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения (12.12.1985);

— место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения (БССР);

— в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь);

— в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

— если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

— наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

— в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

— в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т. п. Если работник в одной организации занимал в разное время различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

— в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

— в графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок наклеивается фотография принимаемого на работу.

Личный листок подписывает тот, кто его составлял с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения после заполнения личного листка не вносятся.

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике вместе с личным листком может заполняться анкета.

Анкета заполняется по тем же правилам, что и личный листок. Её дополнительно подписывает специалист по кадрам.

В дополнении к личному листку по учёту кадров отражаются данные о работе и изменения в сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

В автобиографии кратко по порядку описываются основные этапы жизни и деятельности работника. Она «новеньким» самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии указывают: фамилию, имя, отчество; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиографию подписывает составитель с указанием даты.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены.

Подробнее о ведении личных дел читайте в нашей статье «Что такое личное дело и как правильно его вести» и Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 №2).