Архивист обязательно должен знать состав документов архива и порядок их размещения в архивохранилище.
Перед тем, как начать расставлять документы на стеллажах, разделите их на четыре группы: документы постоянного хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет хранения) и временного (до 10 лет) хранения. Если на переданные в архив дела были составлены описи, это не займёт много времени. А вот в случае их отсутствия придётся повозиться.
Составляем описи дел. О том, как упорядочивать документы постоянного хранения и по личному составу, читайте в нашей статье
Научно-техническая (архивная) обработка. Дела временного хранения подлежат частичной обработке. Главное — наличие обложек с указанием названий отделов, в которых сформированы дела, делопроизводственных индексов, заголовков и крайних дат.
После составления и утверждения описей можно начинать раскладывать документы по полкам. Для начала пронумеруйте каждый стеллаж и каждую полку.
Дела, которые «поднимаются» редко, имеет смысл разместить на «неудобных» полках: повыше и подальше. А папки, которые запрашивают регулярно, лучше поставить в доступных местах.
Не забывайте про разные сроки хранения документов. Нельзя размещать на одной полке документы временного и постоянного хранения. Во-первых, это запрещено законодательством. Во-вторых, когда придёт время выделять дела к уничтожению, ваша «постоянка» будет защищена от случайной сдачи в макулатуру.
Заведите пофондово-топографический указатель, или сделайте в копиях описей отметки о местоположении дел. Просто обозначьте на каких полках они расставлены.
Если документов много, можно самостоятельно разработать форму описи, которая позволит быстро определять, где находится нужное дело. Такую опись удобнее вести в электронном виде. Например, в формате таблицы Excel.
Пример описи с фиксацией местоположения дел: