Убедитесь, что документы, от которых вы собрались избавиться, можно уничтожать. Если в компании не заводилась номенклатура дел, обратитесь к «Перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения» (утвержден Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). В нем найдете сроки хранения документов.

Отбирать документы к уничтожению можно только после упорядочения дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Ещё раз: наводим порядок в документах, которые нельзя уничтожать и только потом уничтожаем те, которые можно не хранить.

Не беда, если не все руководители готовы расстаться со старыми документами. Можно выделить к уничтожению документы всей компании или только одного отдела.

Документы с отметкой «ЭПК» уничтожаются так же, как и остальные. Разница в том, что нужно проводить их полистный просмотр и составлять отдельный акт.

Если в акт нужно включить документы нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед заголовками дел этого отдела.

Дела включают в акт о выделении к уничтожению, если срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Пример: Срок хранения дела — 3 года. Дело закончено в 2016 году. Его можно включать в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года.
Акт о выделении к уничтожению документов подписывается работником, который проводил экспертизу ценности документов. Акт рассматривается на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) компании. По итогу заседания комиссии составляется протокол.

Если компания является источником комплектования государственного архива, то акт утверждается вашим руководителем после утверждения государственным архивом сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Если компания не является источником комплектования государственного архива, но в её деятельности образуются документы постоянного хранения, то акт утверждается руководителем после утверждения центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Если компания не является источником комплектования государственного архива и в её деятельности не образуются документы постоянного хранения, то акт утверждается руководителем после согласования с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Документы с истекшими сроками хранения можно уничтожать только после того, как руководитель утвердит акт.

После того, как руководитель утвердит акт, документы можно передавать организации, которая занимается заготовкой вторичного сырья. «Списанные» документы нельзя использовать для хозяйственных нужд. Документы передаются в макулатуру по накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.